De quantas prospecções você precisa para bater a sua meta? Como você identifica onde está o problema com as suas vendas? Como você corrige esses problemas? O Playbook de Vendas é a ferramenta que te ajuda a responder questões complexas como essas.

Sabe aqueles cadernos e pranchetas que os técnicos dos times de qualquer esporte usam para desenhar uma tática de jogo? Então.. no mundo de vendas o princípio é o mesmo!

Na prática, o Playbook de Vendas te ajuda a identificar onde estão os problemas e como ajustá-los, a fim de melhorar suas vendas gradativamente.

Além disso, ele serve como um guia para capacitar novos vendedores

Tudo isso significa, definitivamente, que ele não deve ser guardado na gaveta!

E se você acha que isso é bobagem ou que planejar é perda de tempo, entendo e respeito. Agradeço pela leitura até aqui e desejo sorte.

Mas, se você sabe que planejar é importante e quer conhecer uma ferramenta prática que vai ajudá-lo a vender mais, me acompanhe até o final!

Antes de começar, é importante ressaltar que existem diferentes formatos de Playbook, assim como acontece no esporte.

Neste artigo, trabalharemos os 6 elementos que trouxeram os melhores resultados para os nossos clientes. Vamos lá?

Divida seu processo em etapas!

O primeiro passo para montar o seu Playbook de Vendas é quebrar o seu processo de vendas em etapas.

Na prática, você vai identificar etapas dentro daquilo que você faz desde a primeira conversa com o seu potencial cliente até o momento em que ele se torna um cliente, de fato.

Este exercício é fundamental. Descreva o que você faz de forma bastante informal. 

Em seguida, tente identificar as etapas. Veja na imagem abaixo um exemplo das etapas que você pode identificar.

Playbook de Vendas: Exemplo de um processo de vendas

Se você tiver dificuldade em realizar este exercício, não se preocupe, no final deste artigo deixarei um link de um ebook que preparamos com vários exemplos e detalhes sobre como montar o seu Playbook de Vendas.

As próximas 6 seções tratam de aspectos que você deve desenvolver dentro de cada uma das etapas que você identificou.

1) Toda etapa precisa de um objetivo

Ter um objetivo em cada etapa torna o Playbook de Vendas um guia para o que você precisa fazer para vender. Isso ajuda também novos vendedores a entender melhor o processo de vendas da empresa.

É claro, ter um objetivo de existir parece óbvio. Mas não é! 

O exercício de extrair as etapas de uma descrição informal é algo que envolve prática e até que se alcance essa prática, é bem subjetivo.

Por exemplo, em uma etapa de contato inicial, seu objetivo pode ser ligar. Mas, ligar para quê? Qual o objetivo da ligação? Qualificar seu potencial cliente? Agendar uma visita? 

E, supondo que sua próxima etapa seja “Visita”. Aparentemente é para fazer a visita, certo? Ok, mas o que você vai fazer nessa visita? Entender o cenário do potencial cliente? Apresentar a solução? 

E numa eventual etapa de “Negociação”, você vai negociar o que exatamente? Negociar valores? Tratar objeções? Descontos? Tirar dúvidas?

Tudo isso ou só parte disso? Ou seja, qual o real objetivo da etapa?

Bom, acho que você entendeu o ponto. E se você não encontrar um objetivo claro, é sinal de que sua etapa foi mal planejada.

Muito bem, agora o que você precisa fazer é documentar esses objetivos. Não adianta pensar neles e guardá-los na sua cabeça. 

2) Critérios de avanço da etapa

Aqui começam algumas regras importantes. Em primeiro lugar, uma negociação só avança de uma etapa para outra se cumprir alguns critérios.

É importante que esses critérios sejam objetivos. Mas, não tem problema se eles forem subjetivos, desde que sejam identificáveis.

Vamos a um exemplo prático. Supondo que as duas primeiras etapas do meu processo sejam “Diagnóstico” e “Apresentação”, só posso avançar para “Apresentação” quando:

  • O potencial cliente tiver o perfil que buscamos;
  • Houver uma agenda confirmada para a reunião de apresentação dentro do Software de CRM.

Esses critérios são arbitrários e dependem do objetivo da sua etapa e do objetivo da etapa seguinte.

No exemplo acima, o objetivo da etapa “Diagnóstico” é identificar se a solução que estou vendendo consegue ajudar o potencial cliente de alguma forma.

Caso não consiga ajudar (em outras palavras, caso o potencial cliente não tenha perfil para o que vendemos), não adianta avançar. É perda de tempo.

Além disso, eu não posso avançar para a etapa de “Apresentação” sem ter confirmado uma agenda com meu potencial cliente. E, para isso, ele precisará ter demonstrado interesse.

Quando você estabelece esses critérios, você passa a ter mais controle sobre o que acontece dentro das suas vendas, tornando possível identificar problemas e corrigi-los mais rapidamente.

3) Tempo de estagnação

Se tem algo que destrói uma operação de vendas é deixar suas negociações lá para o resto da vida, mesmo que ela não represente oportunidade alguma.

É incrível como isso é comum dentro de muitas empresas. Tem situações onde o vendedor está negociando com a mesma pessoa há 6 meses. E qual o problema disso?

Quando você acredita que uma negociação vai dar certo, mesmo ela desenhando para você que não vai, você começa a perder tempo e dinheiro!

Você começa a acumular negociações, perder o seu foco e ver o seu ciclo de vendas aumentar consideravelmente.

Estabelecer um limite de tempo é um fator que te ajuda a eliminar esse problema.

Como? Pense nas boas vendas que você já fez. Pense nos casos ideais.

Quanto tempo seu potencial leva para avançar em cada etapa?

Tente colocar-se no lugar do seu potencial cliente para responder essa pergunta. Por exemplo, vamos supor que nossa primeira etapa seja de “Diagnóstico”, uma reflexão seria:

Bom, normalmente eu levo 7 dias para conseguir entrar em contato com meu potencial cliente e conversar com ele para entender seus desafios e se podemos ajudá-lo.

São 7 dias porque nas primeiras tentativas de contato ele normalmente não atende e eu sempre dou um espaço de alguns dias até tentar novamente. A conversa em si dura alguns minutos.

Faça isso para cada uma das etapas. Ao final, você terá o tempo médio que cada negociação deve ficar dentro de cada etapa.

Essa regra ajudará você a entender se suas vendas estão com problemas ou se estão fluindo com naturalidade.

Não deixe a exceção se tornar a regra

Bom, para toda regra existem exceções. Ou seja, às vezes seu potencial cliente estará viajando e só poderá conversar com você em duas semanas. E está tudo bem!

No entanto, o que não pode acontecer é a exceção se tornar a regra. Se isso acontecer, então você está com problemas na sua operação.

Você está começando a entender como um Playbook de Vendas pode te ajudar a vender mais?

Então, vamos para o próximo tópico!

4) Taxa de avanço

A taxa de avanço de uma etapa representa a quantidade de negociações que avançam de uma etapa para outra.

O segredo para desenvolver esse exercício é responder a seguinte pergunta, para cada etapa:

A cada 10 negociações que entram nesta etapa, quantas vão seguir adiante?

A ideia é pensar no que você deseja e não tanto no que realmente acontece. 

Esse exercício é interessante porque na primeira vez (sim, seu Playbook de Vendas vai e deve mudar constantemente) é sempre incerto e sempre surgem reações como:

“Caramba, é tudo isso?”

“Só isso?”

É óbvio que desejamos que de cada 10 negociações, as 10 avancem. Mas, nós precisamos levar o exercício a sério e admitir as perdas no meio do caminho.

Perder negociações é um fato e sempre vai acontecer, às vezes mais do que você imagina. Portanto, seja realista nos seus desejos.

Muito bem, o exercício é bem simples. Vamos a um exemplo. Imaginando que em uma determinada etapa, a cada 10 negociações, 5 vão avançar. Isso representa um avanço de 50%. 

Por que preciso da taxa de avanço?

Ótima pergunta, imagine que você estabeleceu uma taxa de 70% de avanço de uma etapa para outra e, na prática, esta taxa está em 40%.

Parabéns! Você acabou de identificar um problema na sua operação de vendas. Mais do que isso, você sabe onde está o problema.

Entende como isso vai economizar um precioso tempo dos seus esforços?

E o que acontece com aquelas que não avançam? Vamos conversar sobre isso na próxima seção.

5) Motivos de perda

Não basta dizer que 60% vai avançar para a próxima etapa, você precisa entender por qual razão os outros 40% não avançaram.

E esse é um exercício muito importante porque vai te ajudar a identificar quando uma negociação tende a dar certo ou não e por que não deu certo.

Antes de começar a vender você precisa fazer esse mapeamento, por mais que você não tenha tanta noção assim na hora de criar o seu Playbook de Vendas pela primeira vez.

Essa informação é preciosa. Pense comigo. Suponha que sua taxa de avanço em uma determinada etapa está abaixo daquilo que você estabeleceu. Ou seja, você está perdendo muitas negociações nesta etapa.

Aí você descobre que o principal motivo pelo qual você está perdendo é “Concorrência”.

Com essa informação, você sabe que precisa estudar melhor seu concorrente e pensar em trabalhar melhor os benefícios e diferenciais da sua solução. 

Ou, talvez, você não esteja acompanhando seu potencial cliente de forma efetiva e precisa mudar sua abordagem no acompanhamento. Esse acompanhamento pode ser chamado de follow-up também.

Ou seja, conhecer o motivo que te faz perder vendas é combustível para você melhorar cada vez mais seus resultados.

Portanto, documente os motivos de perda de cada uma das suas etapas.

Se você tiver dificuldades, não se preocupe, no ebook que montamos (link no final do artigo) todos esses pontos serão abordados com muito mais exemplos e detalhes.

6) Meta

Um dos grandes benefícios da abordagem que estamos trabalhando aqui é poder descobrir quantas prospecções ou leads você precisa para alcançar sua meta.

Para fazer esse exercício, nós vamos começar pelo fim e usar a taxa de avanço por etapa para descobrir os números em cada etapa, até chegar na primeira etapa.

Para exemplificar, imagine que a taxa de avanço da sua última etapa seja 90%.

Muito bem, vamos supor que queremos 5 clientes. Agora, vamos aplicar uma regra de 3 simples. Se 5 clientes representam os 90% que avançaram da etapa anterior, quanto é 100%?

O resultado será 5,555.

Números quebrados você sempre arredondará para cima. Ou seja, 6.

Portanto, no nosso exemplo hipotético, 6 é a quantidade de negociações que você terá na sua última etapa.

Agora, você vai fazer o mesmo exercício para as etapas anteriores, até chegar na primeira etapa.

Ao chegar na primeira etapa, você terá, finalmente, o número de prospecções ou leads que você precisa para bater a sua meta.

Percebe como todos esses 6 aspectos que trabalhamos até aqui dentro do Playbook de Vendas se relacionam e como eles são importantes?

Conclusão

Chegamos ao final e espero que este conteúdo tenha te ajudado.

Este formato de Playbook de Vendas tem sido uma das principais ferramentas do nosso trabalho aqui dentro da Resultados Previsíveis.

Bom, fazer pela primeira vez pode ser um pouco complicado e você poderá enfrentar dificuldades na hora de colocar esses exercícios em prática.

É exatamente por este motivo que elaboramos um ebook com mais exemplos e com mais detalhes.

No ebook, apresentamos uma forma visual e dinâmica para você organizar todas essas informações. Então, se você gostou da nossa abordagem, baixe nosso ebook e aprofunde esse conhecimento. É de graça.

Link para download do ebook para criar um Playbook de Vendas

E se você conhece alguém que pode se beneficiar deste conhecimento, compartilhe este artigo! 

De qualquer maneira, espero que este artigo tenha lhe ajudado a dar o primeiro passo!

Um abraço e até a próxima!

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