Um dos maiores problemas dos profissionais de vendas, de vendedores a líderes, é conseguir organizar uma rotina de vendas consistente e efetiva.

No livro Prospecção Fanática, Jeb Blount comenta que, em suas palestras e sessões de mentoria, 80% dos profissionais de vendas sentem que administrar o tempo é a principal dor.

Frases como a seguinte surgem constantemente:

Parece que nunca dá tempo de prospectar com o tanto de coisas que tenho para fazer

Sim, todo o profissional de vendas tem muitas atividades para executar e as empresas cada vez mais estão cobrando mais de seus colaboradores.

No entanto, uma das principais diferenças entre o vendedor de alto desempenho e o de baixo desempenho é que o primeiro é especialista em reservar a maior parte do seu tempo para vender.

Os que têm melhor desempenho organizam seu dia em diferentes blocos de tempo, com o objetivo de realizar atividades específicas de tal forma que consigam concentrar o seu foco e eliminar distrações.

Além disso, eles planejam. Sim! Por exemplo, eles desenvolvem um plano de logística para minimizar o tempo que gastam se locomovendo até o cliente.

Junto com isso, desenvolvem um plano interno para manter seu CRM sempre atualizado e, consequentemente, manter sua rotina de vendas sempre otimizada.

Se você também têm dificuldades de organizar sua rotina de vendas, sente que isso está atrapalhando seu desempenho e quer encontrar uma forma de inverter esse cenário, este artigo é para você.

Vamos iniciar essa discussão fazendo uma breve reflexão sobre o recurso mais precioso de um vendedor: o tempo.

Todos os profissionais têm as mesmas 24h

A única constante para todos os vendedores é o tempo. Todos, sem exceção, têm 24h por dia.

A diferença está em como cada vendedor usa esse tempo para realizar suas atividades, principalmente aquelas que estão relacionadas com vendas.

São muitas atividades: Prospecção, levantamento, burocracia, alimentar CRM, analisar, organizar, planejar, acompanhar, reuniões, etc.

A questão é:

Quanto das 24h você reserva para realizar aquelas atividades que estão diretamente relacionadas com vendas?

Antes de aprofundar essa questão, é importante esclarecer que o propósito aqui não é discutir ferramentas de administração de tempo.

Existem muitas ferramentas boas no mercado. Escolha a que melhor lhe agradar e comece a usar.

O ponto principal deste artigo é criar uma consciência de que organizar o seu tempo é crucial para o seu sucesso e seus resultados.

Além disso, o segundo propósito é propor uma forma para você organizar melhor a sua rotina.

Para isso, separei 5 dicas que estão diretamente relacionadas entre si e que tem um grande potencial de fazer você mudar a maneira como entende a sua rotina de vendas e de torná-lo um vendedor de alto desempenho.

Dica 1 – Adote uma mentalidade de empreendedor

Pensar como um empreendedor significa entender que você trabalha para você mesmo e tudo depende de você. Você não pode culpar ninguém ou algo por nada. Você é o responsável pelos seus resultados.

Não me entenda errado, ninguém coloca esse “peso” nas costas de um empreendedor. Afinal, você não é obrigado a carregar essa responsabilidade.

A questão é que os próprios empreendedores escolhem carregar essa responsabilidade. Está na natureza deles.

E é isso que os tornam únicos e capazes de movimentar um negócio inteiro, sozinhos..

Além disso, empreendedores, por natureza, buscam a todo momento ter o maior retorno possível com o mínimo de recurso possível. 

Eles também têm consciência de que nem sempre vão conseguir o que desejam, pelo menos não tão rápido.

Isso porque sabem que suas estratégias podem estar erradas ou porque o mercado pode mudar a qualquer hora ou porque sabem que muitas variáveis não podem ser controladas por eles.

Empreendedores e vendedores são muito parecidos.

A diferença aqui é que o recurso do vendedor é o tempo e que os imprevistos normalmente estão relacionados à gestão da empresa, ferramentas ou qualquer outra variável que também não pode ser controlada por eles.

No entanto, a virtude do vendedor com mentalidade de empreendedor está na sua capacidade de encontrar soluções criativas para esses obstáculos.

Eles não culpam os outros e não inventam desculpas.

Em vez disso, quando encontram obstáculos, eles se adaptam e criam soluções criativas que lhes permitem resolver os problemas enquanto continuam enchendo seus funis de vendas.

É realmente sair da zona de conforto! 

Adotar e desenvolver essa mentalidade é um requisito essencial para as próximas dicas.

Dica 2 – Divida seu tempo em blocos

Vamos começar essa discussão com um cenário real que aconteceu com o consultor de vendas e autor do livro Prospecção Fanática, Jeb Blount.

Em um dos casos em que ele trabalhou, uma empresa estabeleceu a meta de 50 ligações e três reuniões de qualificação por dia. 

No entanto, os vendedores estavam fazendo menos da metade das ligações e agendando duas por semana. É claro que usaram muitas desculpas para justificar os números.

Ao diagnosticar esse cenário, Jeb Blount fez um exercício rápido. Ele deu 30min para que os vendedores ligassem para 25 contatos com o objetivo de marcar duas reuniões de qualificação.

Nesse clima de pressão com motivação, cada vendedor conseguiu fazer, em média, 22 ligações e 1 reunião.

Isso foi possível em razão do foco e atenção dado a uma única atividade, uma única missão. Na ocasião, nem mesmo os vendedores acreditaram que seriam capazes de ligar para tantas pessoas em tão pouco tempo.

O Corolário de Horstman explica como isso é possível

Duas teorias explicam esse “antes e depois”. A Lei de Parkinson afirma que o trabalho tende a se expandir para preencher o tempo destinado a ele.

Ou seja, na prática, se você estabelece 1 semana para realizar 50 ligações e duas reuniões de qualificação, o tempo é muito grande e dá margem para distrações ou atividades executadas lentamente.

Já o Corolário de Horstman é o contrário e descreve como o trabalho se contrai para caber dentro do tempo disponível.

Ou seja, se você reduz a meta para 30 ligações e 2 reuniões de qualificação em 2 horas, o tempo é curto e você vai precisar focar e eliminar distrações.

Como resultado, se você reservar dois blocos como esse de 2 horas durante a semana, significa que em 4 horas você terá realizado mais do que você teria realizado no primeiro cenário.

Daí a organização da sua rotina de vendas por blocos de tempos. Essa organização por blocos de tempo é transformadora na vida de um vendedor. Ao mesmo tempo, ela exige disciplina e organização.

Horas Preciosas x Horas Comuns

O primeiro passo para organizar seus blocos de tempos é entender que existem dois grandes grupos de atividades: (i) Atividades relacionadas a vendas e (ii) Atividades não relacionadas a vendas.

Alguns exemplos de atividades relacionadas a vendas:

  • Ligações de prospecção;
  • Ligações de acompanhamento (follow-up);
  • Reuniões de demonstração;
  • Reuniões de negociação.

Toda e qualquer atividade onde você está diretamente em contato com o seu potencial cliente com o objetivo de fazê-lo avançar no seu funil de vendas é uma atividade relacionada com a venda.

Por outro lado, atividades não relacionadas a vendas são complementares e apenas dão suporte. Veja alguns exemplos:

  • Construir listas de prospecção;
  • Fazer pesquisas;
  • Planejar scripts de ligação;
  • Estudar e aperfeiçoar técnicas de vendas;
  • Desenvolver propostas e apresentações;
  • Elaborar contratos e coletar assinaturas;
  • Acompanhamento em redes sociais;
  • Envio de emails;
  • Análise de indicadores de vendas;
  • Responder emails e mensagens;
  • Organização da agenda;
  • Alimentação do CRM.

Para os blocos de tempo dedicados às atividades relacionadas a vendas, damos o nome de Horas Preciosas. Para os demais blocos, damos o nome de Horas Comuns.

Dica 3 – Foco em uma única atividade

Vamos dar sequência à organização da sua rotina de vendas e do seu bloco de tempo, discutindo um pouco sobre foco e atenção.

Provavelmente você deve achar que é bom em fazer várias coisas ao mesmo tempo. É aquela velha história: 

O vendedor tem que ser multitarefa…

Enquanto você está no telefone, conversando com um potencial cliente, você está registrando informações na sua agenda, lendo emails e respondendo direct no instagram.

A verdade é que você é péssimo nisso…

Sim, a neurociência básica já confirmou que o nosso cérebro não processa informações em paralelo. Ocorre o que chamamos de “troca de contexto”. O cérebro, por natureza, processa uma informação de cada vez. 

No entanto, quando queremos fazer várias coisas ao mesmo tempo, o cérebro troca o foco entre as atividades e processa pequenas porções de cada vez com tanta rapidez que temos a ilusão de que ele está processando tudo ao mesmo tempo.

Seja honesto, você já passou por apuros enquanto olhava o seu celular e dirigia ao mesmo tempo ou já “pifou” quando muita coisa aconteceu ao mesmo tempo e você ficou sem saber o que fazer.

Reflita:

Em 1h de trabalho, quantas atividades diferentes você realiza?

Você faz uma ligação de prospecção, conversa, depois registra no CRM.

Em seguida você pesquisa o próximo potencial cliente, dá uma olhada no email, no facebook, para um pouco para pensar sobre sua próxima ligação e somente então decide ligar novamente.

Dessa forma, com quantas pessoas você consegue falar em 1h? 4 pessoas? 5 pessoas? É pouco.. 

Agora, experimente concentrar toda sua atenção, durante 1 hora, em apenas ligar para tentar agendar uma reunião de qualificação.

Se você conseguir evitar qualquer distração, eu aposto que você consegue pelo menos 15 contatos e 1 reunião.

Dica: blocos de 1h são mais fáceis de executar porque qualquer ser humano consegue ficar focado durante uma hora.

Dica 4 – Proteja as horas preciosas com unhas e dentes

Um dos maiores desafios dos vendedores é não deixar atividades improdutivas interromperem as atividades relacionadas com as vendas. São vários as situações onde essas interrupções acontecem:

  1. Você sempre terá colegas, clientes, gerentes pedindo para fazer fazer coisas que não vão te ajudar a vender, mas que exigem sua atenção;
  2. Quanto mais você prospecta, mais atividades dependentes você terá. Ou seja, mais reuniões, mais demonstrações, mais registros no CRM, mais acompanhamento;
  3. Realizar atividades que não estão relacionadas a vendas, como elaborar um contrato, parece importante e faz parecer que você está sendo produtivo;
  4. Essas mesmas atividades são desculpas perfeitas para evitar o trabalho duro e crucial da venda e prospecção. Isso faz com que vendedores cavem seus próprios buracos.

A verdade é que vendedores são pagos para vender

Você pode reclamar e espernear, mas isso não vai mudar o fato de que seu trabalho é encontrar pessoas interessadas naquilo que você vende e fazê-las passar pelo seu funil de vendas.

Isso significa que se você é vendedor e não está executando atividades diretamente relacionadas com vendas, então você não está fazendo seu trabalho.

Desculpas comuns:

  • Tá, mas e tudo aquilo que meu gerente me pediu? Quem vai fazer?
  • Se a empresa não me pedisse para cuidar disso e daquilo, talvez eu conseguisse fechar uma venda;
  • E meu equilíbrio entre trabalho e vida pessoal? Não sou pago para levar trabalho para casa!

Você pode continuar com as mesmas desculpas, mas não pode se iludir e ter sucesso ao mesmo tempo.

Se você não estiver prospectando, ligando, acompanhando, apresentando ou fechando negócios dentro das horas preciosas, estará comprometendo sua carreira e sua renda.

Está convencido de que precisa proteger e dar importância as suas horas preciosas para ter uma rotina de vendas efetiva? Então, uma dica para te ajudar é considerar essas horas como sagradas.

Trate suas horas preciosas como momentos sagrados

Vamos fazer um exercício rápido. Pense que você conseguiu agendar uma reunião as 9h com um potencial cliente que você vem trabalhando há 2 meses.

Faltando 10min para começar a reunião, um colega seu diz que vai pegar um café e te convida para ir junto.

Você iria? A resposta mais óbvia é: 

Claro que não!!! Em que mundo eu trocaria uma reunião que eu consegui com muito esforço por um café com um colega?

Certo, foi o que eu pensei..

Pois é.. esses blocos onde você realiza atividades relacionadas com vendas devem ser tratados como uma reunião dessas.. é sagrado.

É uma reunião com você mesmo. Pendure uma placa na sua porta (Não perturbe!) e evite qualquer tipo de distração.

Não importa, ninguém, nem mesmo você, deve interferir nas atividades que você realiza dentro desses blocos.

Aprenda a estabelecer limites

Mas eu vou parecer um chato para as outras pessoas

Não necessariamente. Você pode, com respeito e educação, estabelecer esses limites com antecedência, explicando suas razões e criando um alinhamento entre você, seus colegas e seu chefe.

Entenda que você precisa aprender a dizer não. Você não tem que fazer ou assumir tudo o que os outros pedem para você.

Ao dizer não e estabelecer esses limites, você pode até ouvir reclamações a seu respeito, mas garantirá seu emprego e sua comissão, porque estará fazendo, de fato, o seu trabalho e trazendo resultados para a sua empresa.

Por outro lado, milhares de vendedores que não batem metas estão constantemente sendo substituídos.

O segredo é manter seu funil de vendas cheio e fechar negócios. Ninguém vai lembrar que você disse não para algumas atividades.

Outra dica é delegar, se possível. Às vezes você consegue criar essa necessidade dentro da sua empresa.

Em alguns casos, onde o vendedor é autônomo, como corretores e representantes comerciais, é possível contratar um assistente para dar esse suporte.

Independente da maneira como você vai resolver isso, organize-se e evite distrações.

A missão diária de um vendedor é simples: Gerencie seu tempo com sabedoria e produza o máximo que conseguir dentro das horas preciosas.

Dica 5 – Organize as atividades não relacionadas a vendas

Você precisa dedicar a maior parte do tempo para atividades relacionadas a vendas, mas não pode esquecer das atividades não relacionadas a vendas.

Essas atividades são fundamentais para que você tenha tranquilidade na hora de vender. 

É importante que você entenda que não realizar essas atividades vai fazer da sua rotina um caos. Por exemplo, vamos supor que você tenha um bloco de 1h para fazer ligações para potenciais clientes (hora preciosa!).

Se, antes, você não construir uma lista de contatos, fazer pesquisa e planejar sua abordagem de ligação, esse bloco de 1h será improdutivo.

Eu não sei quais atividades que eu citei você realiza, mas uma dica é deixar o primeiro e o último bloco do dia para encaixar essas atividades.

Veja um exemplo de organização de uma rotina de vendas:

  • 8h – 8:30h: Organização da agenda do dia
  • 8:30h – 9h: Levantamento de contatos e preparação de scripts;
  • 9h – 10h: Ligações de prospecção;
  • 10h – 12h: Tempo para reuniões agendadas;
  • 13:30h – 14h: Levantamento de contatos e preparação de scripts;
  • 14h – 15h: Ligações de prospecção;
  • 15h – 17h: Tempo para reuniões de vendas agendadas;
  • 17 – 18h: Alimentação de CRM e outras atividades burocráticas.

Conclusão

E então, este artigo mudou a forma como você entende a sua rotina de vendas?

Espero, verdadeiramente, ter conseguido ajudá-lo na organização da sua rotina e, principalmente, espero ter contribuído para que você alcance bons resultados em vendas.

Quer dar o próximo passo e colocar essas e outras dicas na prática? Então conheça o Zerando Vendas, nosso programa de capacitação focado em vendas.

Nós criamos esse programa com o objetivo de resolver os principais problemas que os vendedores enfrentam.

Nós abordamos da estratégia até a execução e da prospecção até o fechamento, trabalhando temas como esse que você acompanhou neste artigo.

No programa, você vai contar com o nosso suporte para acompanhar o seu progresso e resolver os desafios que estão travando suas vendas.

Se isso faz sentido para você, então sinta-se à vontade para entrar na página do Zerando Vendas e conhecer mais detalhes!

De qualquer maneira, espero que este artigo tenha lhe ajudado a dar o primeiro passo!

Um abraço e até a próxima!

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